Onboarding jako element employer brandingu: pierwsze 90 dni

Dlaczego onboarding to część employer brandingu

Marka pracodawcy to obietnica. Ogłoszenie, strona kariery i rekrutacja mówią kandydatowi, jak wygląda praca w firmie. Pierwsze tygodnie zatrudnienia to moment, w którym ta obietnica jest sprawdzana na żywo. Jeśli rzeczywistość odbiega od opisu, nowa osoba szybko odchodzi i opowiada o tym innym.

Dane pokazują, że to realne ryzyko. Według badania Gamfi z 2025 r., przywołanego w materiale PARP, 22% pracowników rozważa odejście w ciągu pierwszych trzech miesięcy pracy, najczęściej w grupie wiekowej 25–34 lata. Połowa badanych była wdrażana krócej niż tydzień, 11% nie miało żadnego wdrożenia, a 27% stwierdziło, że nikt nie pomógł im zrozumieć ich roli i zakresu obowiązków.

Każde takie odejście kosztuje podwójnie. Firma traci czas i pieniądze wydane na rekrutację, a była pracownica lub były pracownik staje się nośnikiem opinii o firmie. Jak onboarding łączy się z pozostałymi elementami marki pracodawcy, opisujemy w przewodniku Employer branding: jak zbudować markę pracodawcy.

Preboarding: co zrobić przed pierwszym dniem

Wdrożenie zaczyna się w dniu, w którym kandydat przyjmuje ofertę, a nie w dniu, w którym przychodzi do biura. Okres między podpisaniem umowy a startem to czas niepewności. Ktoś, kto przez kilka tygodni nie dostaje od firmy żadnej wiadomości, może łatwiej przyjąć kontrofertę obecnego pracodawcy albo inną ofertę, na którą wciąż czeka.

• Wiadomość powitalna od przełożonego po przyjęciu oferty: kim jest, czym zajmuje się zespół, kiedy się zobaczą.
• Informacja praktyczna kilka dni przed startem: godzina i miejsce, do kogo się zgłosić, plan pierwszego dnia, dress code, parking lub dojazd.
• Sprzęt i dostępy przygotowane przed pierwszym dniem: komputer, konta, karta wejściowa, dostęp do narzędzi.
• Dokumenty wysłane wcześniej, jeśli to możliwe, żeby pierwszy dzień nie upłynął na wypełnianiu formularzy.
• Imię opiekuna, czyli osoby, do której można się zwrócić z każdym pytaniem.

Materiał PARP z 2024 r. zaleca kontakt z nową osobą dwa–trzy dni przed startem z informacją o dacie, godzinie rozpoczęcia i planie dnia. To niewielki wysiłek, który pokazuje, że firma na kogoś czeka.

Pierwszy dzień i pierwszy tydzień

Pierwszy tydzień jest kluczowy, a pierwszy dzień szczególnie. PARP zaleca, żeby pierwszy dzień był świadomie zaplanowany i obejmował szkolenie BHP, spotkanie z przełożonym oraz czas na poznanie zespołu, np. wspólny lunch, oprowadzenie po biurze i krótki komunikat powitalny dla zespołu.

1. Powitanie przez przełożonego, nie tylko przez dział kadr. Brak przełożonego w procesie wdrożenia PARP wymienia jako jeden z częstych błędów.
2. Formalności i bezpieczeństwo: dokumenty, szkolenie BHP, zasady bezpieczeństwa informacji.
3. Ludzie: przedstawienie zespołu i opiekuna, lista osób, z którymi nowa osoba będzie współpracować.
4. Kontekst: struktura firmy, główne produkty lub usługi, klienci, cele zespołu na ten rok.
5. Pierwsze zadanie: małe, ale prawdziwe, które da się skończyć w pierwszym tygodniu.
6. Rozmowa na koniec tygodnia: co było jasne, co nie, czego brakuje.

Przy pracy w dziale marketingu do pierwszego tygodnia warto dodać przegląd przewodnika marki, zasad komunikacji i polityki korzystania z narzędzi AI. Jak przygotować taką politykę, opisujemy w tekście o polityce AI w dziale marketingu.

Plan na 90 dni: od nauki do samodzielności

PARP zaleca rozłożenie onboardingu na 1–3 miesiące, z regularnymi spotkaniami wdrożeniowymi i informacją zwrotną oraz podsumowaniem na koniec. Najprostsza struktura to trzy etapy po 30 dni, zgrane z okresem próbnym.

Cele na każdy etap zapisz przed pierwszym dniem i omów je z nową osobą w pierwszym tygodniu. Jeśli w firmie działają cele kwartalne, plan wdrożenia można zapisać w tym samym formacie; metodę opisujemy w tekście o celach w metodzie OKR.

Obowiązki formalne w pierwszych dniach

Część wdrożenia wynika z przepisów. Ich sprawne załatwienie to element dobrego pierwszego wrażenia, a opóźnienia bywają powodem złych opinii o pracodawcy.

Zasady dotyczące terminu informacji i długości okresu próbnego wprowadziła nowelizacja Kodeksu pracy z 9 marca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 641). Przekaż informację o warunkach zatrudnienia w pierwszym tygodniu, razem z omówieniem regulaminów, zamiast odkładać ją na ostatni dzień terminu.

Rola przełożonego i opiekuna

Jakość wdrożenia zależy przede wszystkim od przełożonego. To on wyjaśnia zadania i oczekiwania, daje regularną informację zwrotną i decyduje o wyniku okresu próbnego. PARP podkreśla, że przełożony powinien być obecny w procesie, a jasne wyjaśnienie zadań i regularny feedback to jego podstawowe zadania.

Opiekun, czyli buddy, uzupełnia przełożonego. Jest pierwszym punktem kontaktu w sprawach codziennych: gdzie znaleźć dokument, kogo zapytać o dostęp, jak działa obieg zgłoszeń. Nowa osoba nie powinna zostać sama z pytaniami, które wstydzi się zadać szefowi.

• Opiekunem powinna być osoba z tego samego lub sąsiedniego zespołu, z co najmniej kilkumiesięcznym stażem.
• Opiekun potrzebuje czasu w grafiku na tę rolę; to nie jest zadanie „po godzinach”.
• Ustal z góry, jak długo trwa rola opiekuna, np. przez pierwszy miesiąc albo do końca okresu próbnego.
• Docenienie opiekunów, np. w ocenie rocznej, zachęca do brania tej roli.

Przy większej liczbie zatrudnień warto przeszkolić menedżerów z prowadzenia wdrożeń. W rosnących działach marketingu dobrze sprawdza się stały szablon wdrożenia dla każdej roli; organizację takich zespołów opisujemy w tekście o strukturze działu marketingu.

Onboarding zdalny i hybrydowy

W pracy zdalnej nowa osoba nie podsłucha rozmów przy biurku i nie zapyta kolegi przy kawie. Wszystko, co w biurze dzieje się samo, trzeba zaplanować.

• Sprzęt dostarczony przed pierwszym dniem i sprawdzone połączenie z systemami.
• Pierwszy dzień z kamerą: powitanie zespołu, rozmowa z przełożonym, spotkanie z opiekunem.
• Krótkie, codzienne kontakty z opiekunem w pierwszym tygodniu.
• Spisane zasady: kanały komunikacji, godziny dostępności, sposób zgłaszania problemów.
• Jeśli to możliwe, jeden lub dwa dni w biurze w pierwszym miesiącu.

Jak mierzyć skuteczność onboardingu

Gartner podaje, że organizacje skutecznie realizujące swoją propozycję wartości dla pracownika mogą zwiększyć zaangażowanie nowo zatrudnionych o 29%. Wdrożenie to moment, w którym ta propozycja jest weryfikowana. Jak ją opracować, opisujemy w tekście o EVP.

Wyniki porównuj między zespołami. Duże różnice zwykle wskazują na konkretnych przełożonych, a nie na sam proces. Powtarzające się uwagi z ankiet warto zestawiać z treścią opinii w internecie; jak je analizować i odpowiadać na nie, piszemy w tekście o opiniach o pracodawcy w internecie.

Pracownicy, którzy dobrze przeszli wdrożenie, to naturalni ambasadorzy firmy. Ich historie mogą trafić na stronę kariery, którą opisujemy w artykule o zakładce „Kariera”, i do mediów społecznościowych, o czym piszemy w tekście o programach employee advocacy.

Najczęstsze błędy wdrożenia

• Pierwszy dzień bez planu. Nowa osoba czeka na komputer, a przełożony jest na urlopie. Taki start zostaje w pamięci na długo.
• Zalew informacji. Wszystkie procedury, narzędzia i prezentacje w pierwszym tygodniu. Lepiej rozłożyć je na miesiąc i zostawić materiały do późniejszego przejrzenia.
• Brak jasnych oczekiwań. Pracownik nie wie, po czym pozna, że dobrze sobie radzi. Spisane cele na 30, 60 i 90 dni rozwiązują ten problem.
• Wdrożenie tylko przez dział kadr. Formalności to nie onboarding. Bez przełożonego i zespołu nowa osoba nie zrozumie swojej roli.
• Brak rozmowy przed końcem okresu próbnego. Decyzja o przedłużeniu umowy nie powinna być dla nikogo zaskoczeniem.

Lista kontrolna wdrożenia

• Po przyjęciu oferty nowa osoba dostaje wiadomość od przełożonego.
• Kilka dni przed startem dostaje plan pierwszego dnia, godzinę i miejsce.
• Sprzęt, konta i dostępy są gotowe przed pierwszym dniem.
• Wyznaczony jest opiekun, który ma na to czas w grafiku.
• Pierwszy dzień obejmuje szkolenie BHP, spotkanie z przełożonym i poznanie zespołu.
• Informacja o warunkach zatrudnienia trafia do pracownika w pierwszym tygodniu.
• Cele na 30, 60 i 90 dni są zapisane i omówione.
• Rozmowy podsumowujące odbywają się po pierwszym tygodniu, po 30 dniach i przed końcem okresu próbnego.
• Ankieta wdrożeniowa po 30 i 90 dniach trafia do działu kadr i przełożonego.