Rejestracja znaku towarowego w UPRP i EUIPO: koszty i procedura

Znak krajowy, unijny czy międzynarodowy: od czego zacząć

Pierwsza decyzja dotyczy zasięgu ochrony. Znak towarowy chroni oznaczenie tylko na terytorium, dla którego został zarejestrowany, i tylko dla wskazanych towarów i usług. Wybór urzędu zależy więc od tego, gdzie firma sprzedaje dziś i gdzie chce sprzedawać za kilka lat.

Znak unijny ma charakter jednolity i wywołuje te same skutki w całej Unii. To zaleta, ale też ryzyko. Zgodnie z art. 7 ust. 2 rozporządzenia 2017/1001 przeszkoda rejestracji wystarczy, nawet jeśli istnieje tylko w części Unii, na przykład gdy nazwa jest opisowa w jednym z języków. Jak przygotować nazwę na wiele języków, piszemy w tekście o nazwie marki na rynki zagraniczne.

Ochrona europejska nie działa poza Unią. China IP SME Helpdesk przypomina, że znak zarejestrowany w Europie nie jest chroniony w Chinach, gdzie obowiązuje zasada pierwszeństwa zgłoszenia. Chiny można wyznaczyć w zgłoszeniu międzynarodowym w systemie madryckim.

Co można zarejestrować, a czego urząd nie przepuści

Znakiem towarowym może być nazwa, logo, połączenie nazwy z grafiką, a także hasło reklamowe. Najczęściej zgłasza się znaki słowne, czyli samą nazwę, oraz słowno-graficzne, czyli nazwę w konkretnym zapisie graficznym. Znak słowny chroni nazwę niezależnie od kroju pisma i kolorów, dlatego przy ograniczonym budżecie zwykle zgłasza się go w pierwszej kolejności.

Urząd z własnej inicjatywy bada przeszkody bezwzględne. Najważniejsza z nich to brak zdolności odróżniającej i opisowość. UPRP podaje prosty przykład: słowa „mleko” nie można zarejestrować dla mleka. Przeszkody względne, czyli kolizje z wcześniejszymi prawami innych osób, są w Polsce podnoszone w sprzeciwie. Urząd nie odrzuci więc zgłoszenia tylko dlatego, że istnieje podobny znak, ale właściciel tego znaku może się sprzeciwić.

Dlatego rejestrację poprzedza kontrola dostępności. Opisujemy ją w tekście o tym, jak sprawdzić, czy nazwa jest wolna. Hasła reklamowe podlegają tym samym kryteriom co nazwy, a o tym, które przechodzą przez EUIPO, piszemy w tekście o haśle reklamowym.

Jak zgłosić znak towarowy w UPRP krok po kroku

1. Kontrola dostępności. Przegląd baz znaków, rejestrów firm i domen dla nazwy i jej wariantów.
2. Wybór klas i wykazu towarów. Wykaz określa zakres ochrony. Zbyt wąski nie obejmie przyszłych produktów, zbyt szeroki podnosi koszt i ryzyko sprzeciwu.
3. Wybór rodzaju znaku. Słowny, słowno-graficzny lub graficzny. Przy znaku z logo upewnij się, że masz prawa autorskie do projektu; szczegóły omawiamy w tekście o umowie z agencją.
4. Złożenie zgłoszenia. W 2025 r. 84,5% zgłoszeń w procedurze krajowej wpłynęło do UPRP elektronicznie. Zgłoszenie można też złożyć osobiście lub pocztą.
5. Opłata zgłoszeniowa. 400 zł za zgłoszenie elektroniczne w jednej klasie, 450 zł za papierowe, plus 120 zł za każdą kolejną klasę.
6. Badanie i publikacja. Urząd bada przeszkody bezwzględne i ogłasza zgłoszenie w Biuletynie Urzędu Patentowego.
7. Termin na sprzeciw. Przez 3 miesiące od ogłoszenia w BUP uprawnieni mogą wnieść sprzeciw.
8. Decyzja warunkowa i opłata za ochronę. Po pozytywnym zakończeniu urząd wydaje decyzję warunkową. Masz 3 miesiące od jej doręczenia na wniesienie opłaty za pierwszy okres ochrony: 400 zł za każdą klasę.
9. Prawo ochronne. Po wniesieniu opłaty znak jest chroniony przez 10 lat i można przedłużać ochronę na kolejne okresy.

Skala jest duża. W 2025 r. UPRP przyjął 17 231 zgłoszeń znaków w procedurze krajowej, z czego 16 475 od podmiotów krajowych, a udzielił 10 601 praw ochronnych w tym trybie. Raport roczny urzędu nie podaje średniego czasu rozpatrywania zgłoszenia, więc planuj z zapasem: sam termin na sprzeciw to 3 miesiące, a do tego dochodzi badanie i czas na opłatę.

Ile kosztuje znak towarowy w UPRP

Opłaty urzędowe wynikają z rozporządzenia Rady Ministrów z 8 września 2016 r., na które powołuje się UPRP. Urząd przyjmuje wyłącznie płatności bezgotówkowe.

Przedłużenie ochrony na kolejne 10 lat kosztuje 400 zł za każdą klasę. Opłatę wnosi się od roku przed upływem ochrony do dnia jej upływu. Można ją wnieść także w ciągu 6 miesięcy po terminie, ale wtedy jest wyższa o 30%, czyli wynosi 520 zł za klasę. Tego terminu nie da się przywrócić.

Do opłat urzędowych mogą dojść koszty pełnomocnika, badania kolizji i projektu logo. Zaplanuj je w budżecie na start marki, tak jak inne inwestycje opisane w tekście o budżecie marketingowym na 2027 rok.

Sprzeciw: co się dzieje, gdy ktoś zgłosi zastrzeżenia

Sprzeciw to sposób, w jaki właściciel wcześniejszego prawa broni się przed nowym, podobnym znakiem. W UPRP wnosi się go w terminie 3 miesięcy od ogłoszenia zgłoszenia w BUP. W 2025 r. urząd otrzymał 717 sprzeciwów wobec zgłoszeń znaków i rejestracji międzynarodowych i wydał w tych sprawach 671 decyzji.

Po wniesieniu sprzeciwu strony mają 2 miesiące na ugodę. Na zgodny wniosek obu stron ten okres można wydłużyć do 6 miesięcy. Ugoda często polega na zawężeniu wykazu towarów albo umowie o współistnieniu znaków. Jeśli strony się nie porozumieją, urząd rozstrzyga spór.

Jeśli Twoja nowa nazwa jest podobna do cudzego znaku, sprzeciw może kosztować więcej niż zmiana nazwy przed startem. Gdy konflikt pojawia się już po wdrożeniu marki, przydaje się lista zadań z tekstu o zmianie nazwy firmy.

Znak unijny w EUIPO: koszty i procedura

Zgłoszenie znaku unijnego składa się bezpośrednio w EUIPO w Alicante, najlepiej elektronicznie przez stronę urzędu. Wybierasz jeden z języków urzędowych UE. Opłatę podstawową trzeba wnieść w ciągu miesiąca od otrzymania zgłoszenia przez EUIPO, a urząd rozpatruje je dopiero po zapłacie.

Wyliczenie modelowe: znak w trzech klasach kosztuje w EUIPO 850 + 50 + 150 = 1050 euro. Przy ścieżce Fast Track publikacja następuje w czasie ponad dwukrotnie krótszym niż w trybie zwykłym. Ochrona trwa 10 lat i można ją przedłużać bez limitu.

Dofinansowanie: SME Fund 2026

Unijny program SME Fund zwraca małym i średnim firmom część opłat za ochronę własności intelektualnej. Edycja 2026 ruszyła 2 lutego 2026 r. Voucher na znaki towarowe i wzory przewidywał zwrot 75% opłat w procedurze krajowej, regionalnej i unijnej oraz 50% w procedurze międzynarodowej, maksymalnie 700 euro. Nabór miał trwać do 4 grudnia 2026 r. lub do wyczerpania środków.

Na dzień sprawdzenia niemiecki urząd patentowy DPMA informował, że voucher na znaki towarowe i wzory jest niedostępny i nie można o niego wnioskować. Sprawdź aktualny stan na stronie EUIPO przed złożeniem zgłoszenia. Kolejność jest istotna: według opisu DPMA najpierw otrzymujesz decyzję o przyznaniu vouchera, aktywujesz go, a dopiero potem składasz zgłoszenie znaku.

Najczęstsze błędy przy rejestracji znaku

• Zgłoszenie nazwy opisowej, która nie ma zdolności odróżniającej.
• Pominięcie kontroli podobnych znaków i zaskoczenie sprzeciwem.
• Wykaz towarów skopiowany z innego zgłoszenia, niepasujący do oferty.
• Zgłoszenie samego logo zamiast nazwy jako znaku słownego.
• Brak praw autorskich do logo zaprojektowanego przez zewnętrznego wykonawcę.
• Zgłoszenie znaku dopiero po publicznej premierze marki.
• Przekroczenie terminu na opłatę za ochronę po decyzji warunkowej.
• Założenie, że znak polski lub unijny chroni markę także w Chinach czy USA.
• Brak kalendarza przedłużeń i monitoringu nowych zgłoszeń podobnych znaków.

Rejestracja to ostatni krok procesu opisanego w przewodniku Naming: jak wymyślić nazwę firmy lub produktu. Jeśli firma planuje kilka marek produktowych, zanim zgłosisz każdą z nich, zastanów się nad architekturą marki: każda nowa marka to osobne zgłoszenia, opłaty i przedłużenia. Przy sprzedaży za granicę uzupełnij plan o wskazówki z tekstu o sprzedaży zagranicznej z Polski.