Zmiana nazwy firmy: lista zadań prawnych, marketingowych i technicznych

Zanim podejmiesz uchwałę: sprawdź nową nazwę

Najdroższy błąd przy zmianie nazwy to odkrycie po rejestracji, że ktoś ma wcześniejsze prawa do podobnego znaku. Dlatego kolejność jest stała: najpierw weryfikacja, potem uchwała i wniosek do rejestru. Przed podjęciem uchwały sprawdź:

• bazy znaków towarowych UPRP, EUIPO i WIPO pod kątem nazw identycznych i podobnych w Twoich klasach towarów i usług,
• KRS i CEIDG pod kątem firm o identycznej lub łudząco podobnej nazwie działających na tym samym rynku,
• dostępność domen w kluczowych rozszerzeniach i nazw profili w mediach społecznościowych,
• wymowę i znaczenie nazwy w językach rynków, na których działasz lub chcesz działać.

Szczegółową procedurę opisujemy w tekście Jak sprawdzić, czy nazwa jest wolna, a proces wymyślania nazwy w przewodniku o namingu. Jeśli zmiana nazwy jest częścią szerszego rebrandingu, zacznij od przewodnika Rebranding: kiedy jest potrzebny, ile trwa i jak go przeprowadzić.

Spółka w KRS: uchwała, wniosek, opłaty i terminy

Nazwa spółki jest elementem umowy spółki lub statutu, więc jej zmiana wymaga zmiany tego dokumentu. W spółce z o.o. uchwałę wspólników protokołuje notariusz. Wyjątek dotyczy spółek założonych przez S24, w których nie było zmian w formie notarialnej: one mogą zmienić umowę uchwałą według wzorca w systemie S24. Zmianę trzeba potem zgłosić do KRS, bo S24 i KRS nie są automatycznie połączone.

Od 1 lipca 2021 r. wnioski do KRS składa się wyłącznie elektronicznie. Wnioski papierowe nie są rozpatrywane.

Do opłat urzędowych w spółce z umową notarialną trzeba doliczyć wynagrodzenie notariusza za protokół uchwały; jego wysokość ustala kancelaria.

Terminy są dwa. Wniosek o wpis zmiany umowy spółki z o.o. należy złożyć w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały. Termin ostateczny wynosi 6 miesięcy: uchwała, która nie zostanie zgłoszona do rejestru w tym czasie, nie wywołuje skutku prawnego. Zmiana umowy wymaga wpisu do rejestru, więc w praktyce nowa nazwa obowiązuje od dnia wpisu. W przypadku ORLEN uchwałę walnego zgromadzenia podjęto 21 czerwca 2023 r., a nowa nazwa zaczęła obowiązywać z rejestracją w KRS 3 lipca 2023 r. To dobry punkt odniesienia przy planowaniu: dzień wpisu jest dniem, od którego dokumenty, faktury i strona powinny pokazywać nową nazwę.

Jednoosobowa działalność w CEIDG

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG zgłasza zmianę nazwy wnioskiem CEIDG-1 o zmianę wpisu. Ma na to 7 dni od dnia zmiany. Wniosek jest bezpłatny; opłata skarbowa 17 zł dotyczy tylko pełnomocnictwa, gdy wniosek papierowy składa pełnomocnik. Wpis następuje zwykle najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu wniosku.

Wniosek w CEIDG działa jak jedno okienko: informacje trafiają automatycznie do urzędu skarbowego, ZUS i GUS. Trzeba jednak pamiętać o ograniczeniu, które często zaskakuje właścicieli małych firm. Nazwa (firma) osoby fizycznej musi zawierać jej imię i nazwisko. Można dodać do niej określenie działalności lub nazwę fantazyjną, ale nie można pominąć imienia i nazwiska. Jeśli chcesz, by marka występowała bez danych osobowych, zmieniasz markę handlową, a nie formalną nazwę w CEIDG.

Urząd skarbowy, CRBR i bank

Część obowiązków wobec administracji nie jest automatyczna, nawet jeśli dane przepływają między rejestrami.

Faktury wystawione przed zmianą pozostają ważne. Od dnia, w którym nowa nazwa zaczyna obowiązywać, nowe faktury, oferty i pisma powinny zawierać aktualne dane. Uprzedź dział księgowości kontrahentów, bo ich systemy mogą odrzucać dokumenty z niezgodną nazwą.

Umowy, dokumenty i kontrahenci

Zmiana nazwy nie tworzy nowego przedsiębiorcy. Ta sama spółka lub osoba prowadzi dalej działalność, dlatego umowy zawarte pod starą nazwą co do zasady obowiązują nadal. Umów o pracę nie trzeba z tego powodu aneksować. W umowach handlowych sprawdź jednak klauzule o zawiadomieniach: część z nich wymaga pisemnej informacji o zmianie danych strony.

• Pismo informacyjne do kontrahentów z nowymi danymi, datą zmiany i odpisem z KRS lub wydrukiem z CEIDG.
• Nowe wzory umów, ofert, zamówień i pełnomocnictw.
• Regulamin sklepu lub serwisu, polityka prywatności i klauzule informacyjne RODO z nową nazwą administratora danych.
• Stopki e-mail, papier firmowy, pieczątki, wizytówki.
• Rejestry branżowe, koncesje, zezwolenia, certyfikaty i członkostwa w organizacjach.
• Konta w platformach sprzedażowych, systemach płatności, systemach reklamowych i u dostawców oprogramowania.

O tym, jak przekazać informację klientom, pracownikom i mediom, piszemy w tekście o komunikacji rebrandingu.

Znaki towarowe w UPRP i EUIPO

Są tu dwie różne sprawy. Pierwsza to aktualizacja danych właściciela znaków, które już masz. Druga to ochrona nowej nazwy, jeśli ma być marką.

Aktualizacja danych właściciela. Zmiana nazwy firmy nie zawęża ani nie rozszerza ochrony znaku, ale Urząd Patentowy RP powinien znać aktualne dane uprawnionego. Według Poradnika Przedsiębiorcy przepisy nie wyznaczają na to terminu, ale wniosek warto złożyć jak najszybciej. Składa się go osobno dla każdego znaku, z opłatą 70 zł za znak i dokumentem potwierdzającym zmianę, na przykład odpisem z KRS. Przy trzech znakach to 210 zł. Wpis zmiany następuje zwykle w ciągu około miesiąca.

Ochrona nowej nazwy. Nowa nazwa jako marka wymaga nowego zgłoszenia. W UPRP opłata za zgłoszenie elektroniczne w jednej klasie wynosi 400 zł, za każdą kolejną klasę 120 zł, a za dziesięcioletni okres ochrony 400 zł za klasę. Znak unijny w EUIPO kosztuje 850 euro za jedną klasę przy zgłoszeniu online, 50 euro za drugą i 150 euro za trzecią oraz każdą kolejną; ochrona trwa 10 lat z możliwością przedłużania. Procedurę opisujemy w tekście o rejestracji znaku towarowego w UPRP i EUIPO.

Domena, strona i SEO

Zmiana nazwy zwykle oznacza nową domenę. To migracja w rozumieniu Google i trzeba ją przeprowadzić według tych samych zasad co przenosiny serwisu:

1. Mapa przekierowań. Każdy stary adres przekierowuje na najbliższy odpowiednik w nowej domenie przekierowaniem stałym po stronie serwera (301 lub 308), bez łańcuchów.
2. Narzędzie zmiany adresu w Search Console. Przy zmianie domeny zgłoś zmianę dla wszystkich zweryfikowanych wariantów starej domeny, także nieużywanych subdomen i wersji z www i bez.
3. Jedna zmiana naraz. Google radzi nie łączyć zmiany domeny ze zmianą układu strony. Najpierw przenieś serwis, potem zmieniaj wygląd.
4. Utrzymanie przekierowań. Co najmniej rok, a z perspektywy użytkowników najlepiej bezterminowo. Starej domeny nie oddawaj.
5. Cierpliwość. W średniej wielkości serwisie nowe adresy pojawiają się w wynikach w miejsce starych stopniowo przez kilka tygodni lub dłużej.

Pełny harmonogram i listę kontrolną na dzień przenosin znajdziesz w tekście Migracja strony bez utraty ruchu. Osobny temat to poczta. Ustaw przekierowanie wiadomości ze starych adresów i stopniowo rozgrzewaj nową domenę nadawczą, żeby newslettery nie trafiały do spamu; szczegóły w tekście o dostarczalności e-maili.

Profil Firmy w Google i katalogi

Google rozróżnia dwie sytuacje. Niewielką zmianę nazwy, która zachowuje nazwy własne i opis usług, a kategoria firmy się nie zmienia, można wprowadzić w istniejącym profilu jako rebranding. Jeśli zmiana jest większa, Google każe oznaczyć dotychczasowy profil jako zamknięty i utworzyć nowy z nową nazwą. W obu przypadkach nazwa w profilu musi odpowiadać tej, której firma faktycznie używa na szyldzie, stronie i w dokumentach. Dlatego zmień oznakowanie lokalu przed zmianą w profilu, a nie odwrotnie.

Nazwa w profilu nie może zawierać haseł reklamowych, opisów usług, lokalizacji ani form prawnych typu „sp. z o.o.”, chyba że firma faktycznie używa ich na szyldzie i w dokumentach. Zasady prowadzenia profilu opisujemy w tekście o Profilu Firmy w Google. Po zmianie zaktualizuj też dane w katalogach firm, mapach i serwisach branżowych, bo niespójne nazwy i adresy osłabiają widoczność lokalną. Jak to zrobić metodycznie, wyjaśniamy w tekście o spójności NAP i katalogach firm.

Harmonogram zadań: od decyzji do 90 dni po zmianie

Koszty tych zadań, od opłat urzędowych po wymianę oznakowania, zebraliśmy w tekście Ile kosztuje rebranding. Jak nie stracić klientów przyzwyczajonych do starej nazwy, opisujemy w artykule Rebranding bez utraty klientów.