Bezpieczeństwo danych w narzędziach AI: co wolno wkleić do czatu

Co wolno wkleić do czatu AI: trzy pytania

Na pytanie „czy mogę to wkleić do ChatGPT” nie ma jednej odpowiedzi. Zależy ona od trzech rzeczy: jakie to dane, w jakim planie pracujesz i czy firma ma umowę z dostawcą. Ten sam fragment raportu sprzedaży może być bezpieczny w planie firmowym z wyłączonym trenowaniem i ryzykowny na prywatnym koncie pracownika.

1. Jakie to dane? Publiczne, wewnętrzne, poufne czy osobowe.
2. Jaki to plan? Prywatny (Free, Plus, Pro, Go) czy firmowy (Business, Team, Enterprise, Workspace, Microsoft 365).
3. Jaka jest umowa? Czy dostawca działa jako podmiot przetwarzający dane na podstawie umowy z firmą.

Ten tekst porządkuje odpowiedzi na te pytania dla czterech najpopularniejszych asystentów. Przegląd samych narzędzi znajdziesz w przewodniku Narzędzia AI dla marketerów w 2026 roku.

Jak dostawcy wykorzystują dane w planach prywatnych i firmowych

Poniżej zasady opisane na oficjalnych stronach dostawców, sprawdzone 28 października 2026 r. To streszczenie, nie porada prawna: przed wdrożeniem przeczytaj aktualne warunki i umowę przetwarzania danych.

Podobna różnica dotyczy API. W cenniku Gemini API Google zaznacza, że dane z bezpłatnego poziomu są używane do ulepszania produktów, a z płatnego nie. Dla zespołów, które testują automatyzacje na darmowych kluczach API, to istotna informacja.

Plany firmowe dają też inne zabezpieczenia. OpenAI podaje, że dane są szyfrowane algorytmem AES-256 w spoczynku i protokołem TLS 1.2 lub nowszym w transmisji, a firma przeszła audyt SOC 2. Google wymienia dla Gemini w Workspace między innymi certyfikaty ISO/IEC 27001, 27701 i 42001 oraz raporty SOC 1, 2 i 3. Porównanie pozostałych funkcji planów znajdziesz w tekście ChatGPT, Claude, Gemini czy Copilot.

Jak długo dostawcy przechowują rozmowy

Wyłączenie trenowania nie oznacza, że dane znikają od razu. Dostawcy przechowują rozmowy przez określony czas, między innymi w celu wykrywania nadużyć.

W planach dla przedsiębiorstw okres przechowywania może ustawić organizacja. OpenAI wskazuje taką kontrolę w ChatGPT Enterprise, a Anthropic w Claude Enterprise.

Trzy kategorie danych: co wolno, co warunkowo, czego nie

Najprostsza zasada dla zespołu to podział danych na trzy kategorie, podobnie jak w sygnalizacji świetlnej. Poniższa tabela to przykład, który warto dopasować do polityki firmy.

Najwięcej problemów sprawia kategoria żółta, bo trudno ją uchwycić. Pomaga proste pytanie kontrolne: czy ta informacja mogłaby jutro trafić na LinkedIn bez szkody dla firmy? Jeśli nie, nie wklejaj jej do prywatnego konta.

Dane osobowe klientów a RODO

Jeśli narzędzie AI przetwarza dane osobowe w imieniu firmy, dostawca staje się podmiotem przetwarzającym. RODO wymaga, by takie przetwarzanie było uregulowane umową lub innym instrumentem prawnym wiążącym go z administratorem. W planach firmowych dostawcy to przewidują. Microsoft obejmuje Copilota w organizacjach umową Data Protection Addendum i działa jako podmiot przetwarzający, a Google traktuje dane z Gemini w Workspace jako dane klienta w rozumieniu Cloud Data Processing Addendum. Plany prywatne takiej umowy z firmą nie dają.

Umowa to warunek konieczny, ale nie wystarczający. Firma nadal potrzebuje podstawy prawnej do użycia danych w danym celu. Na przykład adres e-mail zebrany do wysyłki newslettera nie musi automatycznie nadawać się do profilowania przez AI. Zasady zbierania zgód opisujemy w tekście o zgodach marketingowych i RODO, a szerzej o podstawach prawnych i transferze danych w artykule RODO a narzędzia AI.

UODO 6 sierpnia 2026 r. opublikował cztery listy pytań kontrolnych do oceny narzędzi AI, w tym wersję dla małych i średnich firm korzystających z gotowych systemów. Według portalu Warto Wiedzieć ankieta Społecznego Zespołu Ekspertów przy UODO pokazała, że ponad połowa podmiotów nie dostrzega związku między używaniem narzędzi AI a przetwarzaniem danych osobowych, a według UODO 95,9% nie uważa się za przygotowane do wdrożenia AI zgodnie z RODO.

Ustawienia prywatności, które warto znać

Jeśli pracownicy korzystają z kont prywatnych, choćby do testów, powinni znać kilka ustawień.

• ChatGPT: wyłączenie opcji „Improve the model for everyone” w ustawieniach kontroli danych albo wybór „Do not train on my content” w portalu prywatności. Czaty tymczasowe nie są używane do ulepszania modeli, nie trafiają do historii i nie tworzą wspomnień.
• Claude: decyzja o trenowaniu w ustawieniach prywatności, którą można zmienić w każdej chwili. Czaty incognito nie są używane do ulepszania modeli nawet przy włączonej zgodzie.
• Gemini: ustawienie aktywności („Keep Activity”). Po wyłączeniu przyszłe czaty nie służą do trenowania modeli, chyba że użytkownik prześle opinię, ale Google przechowuje je przez 72 godziny.

Te ustawienia zmniejszają ryzyko, ale go nie usuwają. Google wprost prosi, by w aplikacji Gemini nie wpisywać poufnych informacji, których użytkownik nie chciałby pokazać recenzentowi. Do pracy na danych firmy właściwym rozwiązaniem jest plan firmowy, a nie tryb incognito na koncie prywatnym.

Pliki, konektory i agenci: nowe ryzyka

Asystenci coraz częściej mają dostęp do poczty, dysku i innych aplikacji. To wygodne, ale zmienia rachunek ryzyka. W Google Workspace Gemini respektuje uprawnienia: jeśli użytkownik nie ma dostępu do dokumentu, Gemini go nie pobierze. Jeśli jednak uprawnienia w firmie są ustawione zbyt szeroko, asystent pokaże pracownikowi to, co technicznie i tak mógł zobaczyć, tylko szybciej. Przegląd uprawnień do folderów to dobry krok przed włączeniem AI w pakiecie biurowym.

Google zaznacza też wyjątki: Gemini Notebook i Gemini w Chrome nie są objęte certyfikatami ISO, SOC i FedRAMP, a ustawienia udostępniania plików i regionu danych organizacji nie obejmują danych w Gemini Notebook. Microsoft podaje, że EU Data Boundary nie dotyczy zapytań do wyszukiwarki internetowej, a modele Anthropic w Copilocie są obecnie z niej wyłączone. Jeśli firma wymaga przetwarzania danych w UE, te szczegóły mają znaczenie.

Agenci, którzy samodzielnie przeglądają strony, są narażeni na prompt injection, czyli ukryte polecenia na stronach, próbujące skłonić agenta do szkodliwego działania. OpenAI zalecało podłączanie tylko aplikacji potrzebnych do zadania, unikanie logowania do wrażliwych serwisów i ogólnych poleceń w rodzaju „sprawdź pocztę i zajmij się wszystkim” oraz przerywanie zadania, gdy coś wygląda podejrzanie. Przy budowie własnych asystentów na dokumentach obowiązują te same zasady, o czym piszemy w tekście o własnym asystencie AI z wiedzą o firmie.

Co zrobić, gdy ktoś wkleił poufne dane

Pomyłki się zdarzają. Liczy się szybka i spokojna reakcja według ustalonej procedury.

1. Usuń rozmowę z historii. W Claude usunięta rozmowa znika z historii od razu, a z systemów dostawcy w ciągu 30 dni.
2. Zapisz fakty: jakie dane, w jakim narzędziu, na jakim koncie i planie, kiedy.
3. Powiadom osobę odpowiedzialną za ochronę danych lub przełożonego, bez czekania na koniec dnia.
4. Oceń ryzyko. Jeśli chodziło o dane osobowe, firma ustala, czy doszło do naruszenia ochrony danych. Zgodnie z RODO naruszenie zgłasza się do organu nadzorczego w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, chyba że ryzyko dla praw i wolności osób jest mało prawdopodobne.
5. Wyciągnij wnioski: uzupełnij szkolenie lub instrukcję, jeśli pomyłka wynikała z niejasnych zasad.

Zasady dla zespołu i lista kontrolna

Bezpieczeństwo danych w AI to w dużej mierze kwestia wiedzy ludzi. Art. 4 AI Act od 2 lutego 2025 r. zobowiązuje firmy korzystające z AI do działań wspierających kompetencje AI personelu, a rozporządzenie Digital Omnibus z 2026 r. złagodziło jego brzmienie. Szczegóły opisujemy w tekście o AI Act w marketingu, a plan szkoleń w artykule o kompetencjach AI w zespole.

Zasady warto spisać w krótkiej polityce: które narzędzia są dozwolone, jakie dane wolno do nich wprowadzać i kto odpowiada za ustawienia. Wzór takiego dokumentu przygotowujemy w tekście o polityce AI w dziale marketingu. Jeśli z narzędzi AI korzysta też agencja, zasady powinny znaleźć się w umowie, o czym piszemy w tekście o umowie z agencją.

• Zespół pracuje na kontach firmowych, a nie prywatnych.
• W planach firmowych sprawdzono, że trenowanie na danych jest wyłączone.
• Firma ma umowę powierzenia przetwarzania danych z dostawcą każdego narzędzia, do którego trafiają dane osobowe.
• Pracownicy znają podział na dane zielone, żółte i czerwone.
• Uprawnienia do folderów i dokumentów zostały przejrzane przed włączeniem AI w pakiecie biurowym.
• Asystenci i agenci mają podłączone tylko te aplikacje, których potrzebują.
• Jest prosta procedura na wypadek wklejenia poufnych danych i wiadomo, kogo powiadomić.
• Dział przeszedł przez listę pytań kontrolnych UODO dla używanych narzędzi.

Zasady bezpieczeństwa najlepiej wpisać też do instrukcji poleceń, z których zespół korzysta na co dzień. Jak budować takie polecenia, opisujemy w tekście Prompty dla marketerów.